20 conseils pour augmenter votre productivité

Commencez bien l'année avec ces conseils de Tim Challies, auteur de Faire moins. Mieux. Livre récemment réédité chez BLF Éditions.

1. Soyez curieux.

Quand vous rencontrez quelqu’un qui vous semble particulièrement productif ou organisé, demandez-lui comment il fait. J’ai beaucoup appris en lisant de bons livres mais j’ai appris davantage encore en interrogeant les autres sur leur gestion du temps, leurs systèmes et leurs approches pour réussir dans leurs diverses tâches.

2. Récitez et mémorisez.

Utilisez votre gestionnaire de tâches pour vous souvenir de passer en revue ce que vous avez mémorisé. J’aime beaucoup mémoriser des versets de la Bible ou des poèmes et mon programme me rappelle de réviser un texte biblique ou un poème différent chaque jour. Cette habitude me permet de garder tous ces textes bien présents dans mon esprit.

3. Divisez.

Méfiez-vous des tâches qui sont particulièrement énormes. «Écrire: un magnifique roman» est une tâche tellement immense que vous n’allez peut-être jamais la démarrer. Et même si vous la commencez, il vous sera impossible de vérifier votre progression au sein de ce projet. Divisez les tâches énormes en une série de tâches plus petites et accomplissez-les les unes après les autres.

4. Utilisez un gestionnaire de mots de passe.

Nous avons tous une multitude de mots de passe à mémoriser de nos jours : pour notre boîte email, Facebook, notre compte bancaire et tant d’autres. Un gestionnaire de mots de passe peut être très utile. Vous pouvez aller en ligne et trouver des programmes tels que KeePassX ou Lastpass. Ces programmes vous aideront à retenir vos mots de passe tout en vous permettant de les renforcer.

5. Utilisez de bons mots de passe.

Un mauvais mot de passe, c’est… mauvais. Vous rendrez la vie des pirates informatiques beaucoup plus compliquée si vous augmentez la qualité de vos mots de passe. Il y a de nombreux débats quant à ce qui fait un bon mot de passe, mais qu’importe ce que vous en pensez, un bon mot de passe est un mot de passe qui protège correctement votre compte et dont vous pouvez vous rappeler. Je vous conseille d’utiliser quatre mots sans liens entre eux combinés en un seul. Cela est plus facile à retenir qu’une suite de chiffres et de lettres, et cela vous offre de toute façon une meilleure protection. Vous pouvez trouver un moyen mnémotechnique pour vous en souvenir, comme un petit scénario rigolo utilisant les quatre mots en question.

6. Créez-vous une liste de choses à ne pas faire.

Créez une note sur Evernote qui contiendra votre liste de choses à ne pas faire. Une liste des habitudes qui nuisent à votre productivité et dont vous voulez vous débarrasser. Vous pouvez relire cette liste chaque semaine pendant votre mise au point hebdomadaire.
Sur ma liste j’ai mis: «ne pas boire de café après 14 h», «ne pas laisser ma boîte email ouverte en permanence» et «ne pas accepter de participer à une réunion qui n’a pas d’ordre du jour ou d’horaire de fin de rencontre».

7. Prévoyez une heure de fin pour vos réunions.

Les réunions ont souvent tendance à manger tout le temps que vous leur accordez. Vous constaterez que vous pouvez en faire autant lors d’une réunion courte où chacun est concentré que lors d’une longue réunion ou on ne sait pas où on va. Assurez-vous que tous les participants connaissent l’heure de début et de fin de la rencontre. Commencez à l’heure et terminez à l’heure.

8. Mettez votre temps de dévotion personnelle en priorité.

La productivité se nourrit de vos disciplines spirituelles. Vous ne serez jamais réellement productif si vous tentez d’accomplir un tas de choses tout en négligeant l’état de votre âme. Assurez-vous que votre temps de dévotion personnelle ne devienne pas juste un autre élément à cocher sur votre liste de choses à faire.

9. Cessez de faire plusieurs choses à la fois.

Cela est rarement efficace et ne conduit jamais à une meilleure productivité. Lorsque cela est possible, choisissez une tâche, terminez-la et ensuite seulement passez à la suivante.

10. Bougez.

Parfois, un changement de décor fait autant de bien qu’un temps de repos. Si vous êtes sur un projet créatif, essayez de changer de lieu de réflexion toutes les deux heures. Si vous avez l’habitude de travailler sur la table de votre cuisine, essayez de vous installer dans une autre pièce pendant quelques heures. Le calme de la bibliothèque de mon quartier en fait un de mes endroits préférés quand je dois prendre du temps pour écrire.

11. Apprenez à déléguer.

Savoir déléguer est une compétence rare. Mais refuser de le faire peut vous voler un temps précieux pendant lequel vous pourriez faire des choses bien plus importantes. Réfléchissez aux personnes qui pourraient faire certaines des tâches qui vous empêchent aujourd’hui d’accomplir l’essentiel. Ce qui est pour vous une corvée sera peut-être une joie pour quelqu’un d’autre. Et ce que vous faites plus ou moins bien, quelqu’un d’autre pourrait le faire excellemment bien.

12. Gardez un œil sur l’horloge.

De temps en temps, il peut être utile d’étudier de près comment vous gérez votre temps. Vous pouvez faire cela manuellement, en notant les heures de début et de fin de vos activités dans un petit journal ou automatiquement en utilisant des programmes informatiques comme Toggl et RescueTime. Faire un tel audit de votre temps vous permettra de constater quand et où vous êtes le plus productif, mais aussi quand et où vous avez tendance à gaspiller du temps.

13. Ne laissez pas votre boîte email ouverte.

Décidez à quels moments précis de la journée vous allez vérifier votre boîte email et gardez-la fermée le reste du temps. La plupart d’entre nous pouvons très bien survivre en ne regardant notre boîte email qu’une ou deux fois par jour.

14. Prévoyez des temps de repos.

Prévoyez de prendre au moins une journée par semaine pendant laquelle vous vous déchargez de la majeure partie de vos responsabilités. Si vous ne le prévoyez pas, cela vous échappera très vite. Alors prévoyez cette journée et ce que vous voulez en faire.

15. Désactivez les notifications.

Chaque fois que cela est possible, désactivez les notifications sur vos appareils électroniques. Vous n’avez probablement pas besoin de recevoir une notification pour vous avertir chaque fois que vous recevez un mail, ou que l’un de vos amis écrit quelque chose sur Facebook. Refusez ce genre de distraction qui prend de plus en plus de place dans vos vies avec chaque nouveau programme, chaque nouvelle application.

16. Notez les choses.

Si vous ne les notez pas, vous allez probablement les oublier. La plupart d’entre nous vivons dans la peur que nos meilleures idées soient perdues à tout jamais parce que nous ne les avons pas notées. Dès que vous avez une idée, écrivez-la dans Evernote. Vous oublierez peut-être, mais pas Evernote.

17. Faites des pauses.

Les pauses peuvent sembler aller à l’encontre de la productivité, mais en réalité c’est tout l’inverse. Prévoyez des pauses dans votre emploi du temps et profitez-en sans culpabilité. Plus votre journée est chargée, plus les pauses sont importantes. Alors levez-vous pendant quelques minutes, allez marcher un peu, prenez-vous une bonne tasse de café pour vous réchauffer ou une boisson fraîche si vous avez chaud, puis remettez-vous au travail.

18. Soyez redevable.

Demandez à quelqu’un de vérifier avec vous de manière régulière (pendant une réunion d’équipe par exemple) si vous gardez toujours votre système de productivité en bon état de fonctionnement. Cela vous aidera à continuer à avancer, en particulier quand vous vous sentirez moins motivé.

19. N’envoyez pas de mails inutiles.

Si vous envoyez des emails inutiles vous recevrez aussi des emails inutiles.
Envoyez avec parcimonie et vous recevrez avec parcimonie.

20. Dépensez-vous physiquement.

Je sais que cela peut paraître paradoxal, mais parfois la meilleure chose à faire pour augmenter votre productivité c’est d’arrêter de chercher à être plus productif et de prendre du temps pour faire bouger votre corps. La productivité concerne
toute la vie et cela inclut votre corps et votre esprit. Assurez-vous de prendre du temps pour vous remettre en forme et rester en forme.

Extrait du livre Faire Moins. Mieux. de Tim Challies