Six conseils pour mieux gérer votre boîte email

Je pense que la plupart d’entre nous avons une relation d’amour et de haine avec notre boîte email. D’un côté, elle nous procure de nombreux avantages: elle nous livre des nouvelles, des encouragements de la part de nos amis et des petits mots gentils de notre famille. Elle est aussi très utile sur le plan pratique: on y reçoit la confirmation du billet acheté en ligne ou un message pour nous prévenir que le livre qu’on attendait est disponible en magasin. Mais elle a aussi, bien sûr, un côté sombre: des spams incessants, des discussions qui se prolongent bien plus que nécessaire, des newsletters non sollicitées, des chaînes d'emails qui vous promettent tous les malheurs du monde si vous ne les renvoyez pas à vingt personnes. Nos boîtes emails sont envahies par tout et n’importe quoi. On en a besoin et en même temps elles nous exaspèrent.

LA MAUVAISE MANIÈRE DE NOUS EN SERVIR

Pour mieux comprendre pourquoi tant d’entre nous avons du mal à gérer nos boîtes email, tentons une comparaison avec un objet de la vie courante : votre boîte aux lettres. Imaginez un instant que vous gériez votre boîte aux lettres physique comme vous le faites avec votre boîte email. Voici à peu près ce qui se passerait.

Vous vous rendez à votre boîte aux lettres pour vérifier si vous avez du courrier et vous l’ouvrez. Ah! Il y a plusieurs enveloppes. Vous sortez une lettre, vous l’ouvrez et commencez à la lire. À peu près au milieu de la lettre, vous vous rendez compte que ce n’est pas si intéressant que cela. Vous la remettez dans l’enveloppe et la reposez dans la boîte aux lettres en marmonnant: « Je m’en occuperai plus tard ». Vous en ouvrez une autre qui vous semble un peu plus intéressante, mais vous finissez par faire la même chose, vous la remettez dans l’enveloppe et dans la boîte aux lettres. Certaines de ces lettres, vous ne les ouvrez même pas et vous les replacez directement dans la boîte. Bien entendu, votre boîte est rapidement remplie à ras bord de centaines de lettres plus ou moins ouvertes, plus ou moins lues.

Mais ce n’est pas le pire. En effet, non seulement vous utilisez votre boîte aux lettres pour recevoir et conserver tout votre courrier mais aussi pour garder un œil sur les événements importants de votre agenda. Vous fouillez jusqu’au fond de la boîte pour en sortir quelques pages sur lesquelles sont notés des dates et des rendez-vous, dont certains sont même passés sans que vous ne vous en rendiez compte. Et bien sûr, vous mettez aussi dans votre boîte aux lettres votre liste de tâches répartie sur toutes sortes de petits bouts de papiers griffonnés, collés un peu partout.

Mais ce n’est pas encore tout. Même si vous vous sentez coupable et que l’état de votre boîte aux lettres vous exaspère chaque fois que vous l’ouvrez, vous passez tout de même votre journée à venir voir si vous avez reçu du courrier. Cinquante ou soixante fois par jour, vous arrêtez tout ce que vous êtes en train de faire pour descendre l’allée, plonger la main dans votre boîte aux lettres et voir s’il y a quelque chose de nouveau.

Cela paraît absurde n’est-ce pas? Votre vie serait un chaos épouvantable si vous la gériez ainsi. Et pourtant, c’est exactement comme cela que la plupart des gens gèrent leurs emails. De manière chaotique, sans règle ou procédure de contrôle. De quoi avons-nous besoin? D’un système.

UNE MEILLEURE MANIÈRE DE FAIRE

Encore une fois, nous devons revenir à notre principe organisationnel de base : toujours mettre chaque chose à sa place et rassembler ce qui se ressemble. Nous savons maintenant que nos événements, réunions et rendez-vous ont leur place dans notre agenda ; nos tâches et nos projets vont dans notre gestionnaire de tâches et nos informations ont elles aussi un outil qui leur est dédié. Notre boîte email est donc le lieu dédié à la communication, et uniquement à la communication. Une boîte email est un très mauvais outil pour traiter ses tâches ou son emploi du temps. Elle n’est gérable que si nous l’utilisons uniquement pour ce qu’elle sait faire plus ou moins bien: la communication.

Ce principe d’organisation est aussi vrai lorsque nous rentrons dans les détails. Notre boîte de réception email est le lieu pour nos mails non encore traités et pour rien d’autre. La boîte de réception n’est pas l’endroit où nous devrions archiver nos mails, ou garder ceux qui sont en attente de réponse.

Il vous faut donc mettre en place un système qui vous permettra de dompter votre boîte de réception. Votre système de gestion des mails peut être très simple ou très complexe selon vos besoins. Mais la méthode la plus simple ne compte que quatre éléments: un endroit pour recevoir vos nouveaux mails, un endroit pour les mails auxquels vous répondrez plus tard, un endroit pour archiver les mails que vous avez besoin de conserver et une corbeille pour tout le reste. Les choses peuvent réellement être aussi simples que cela.

Votre boîte de réception sert à recevoir vos nouveaux mails. Quel que soit le programme que vous utilisez, vous avez déjà une boîte de réception et elle est d’ailleurs sûrement déjà pleine. Il vous faut aussi un endroit pour mettre les mails qui attendront une réponse, le temps de les traiter. Alors allez-y: créez-vous un dossier que vous nommerez « Répondre ». Il vous faut un lieu pour archiver les mails à garder. La plupart des programmes ont déjà cette fonctionnalité intégrée aussi. Si ce n’est pas le cas pour vous, créez-vous un dossier « Archives ». Et pour finir, vous vous servirez de la corbeille déjà existante pour les éléments à supprimer.

Maintenant que nous avons nos dossiers, voyons comment les utiliser.

GÉRER LES EMAILS

Ouvrez votre boîte email et commencez par le tout premier message. Ouvrez-le et décidez immédiatement de ce que vous allez en faire. Voici vos options:

Jetez. Si ce n’est pas à garder, que ça ne vous concerne pas, jetez-le.
Archivez. Si c’est une information dont vous pourriez avoir besoin dans l’avenir, mais qui n’attend pas de réponse, archivez ce mail. (Vous pouvez le mettre dans votre dossier Archives ou le réexpédier sur votre Evernote.)
Répondez. Si vous pouvez y répondre en dix ou quinze secondes et sans que cela ne vous demande trop d’efforts, faites-le immédiatement.
Déplacez vers le dossier « Répondre ». Si vous ne pouvez pas y répondre en quelques secondes ou si cela vous demande une certaine réflexion, mettez-le dans votre dossier Répondre afin de le traiter plus tard.

Puis passez au mail suivant dans votre boîte de réception, puis au suivant, etc. Ne sautez pas de mail et ne laissez aucun mail non traité dans votre boîte de réception. Une fois cette opération terminée, votre boîte de réception devrait être vide.

Quand vous avez fini de traiter vos mails et que votre boîte de réception est vide, vous avez deux options: fermer votre boîte email et passer à autre chose ou aller dans votre dossier Répondre pour commencer à répondre aux mails en attente.

En général, si votre travail le permet, il est préférable de ne vérifier vos mails que de temps à autre, et surtout pas constamment. Mais chaque fois que vous le faites, traitez tous les nouveaux mails de la même manière afin de garder votre boîte de réception vide.

Laissez-moi vous donner quelques conseils afin d’établir des liens entre votre boîte email et vos autres outils:

Lorsque vous recevez un mail pour lequel il y a plusieurs actions à mettre en place avant de pouvoir y répondre, vous pouvez l’archiver ou même l’effacer après avoir ajouté les tâches requises à votre gestionnaire de tâches. Une fois que les tâches en question sont terminées, vous pouvez retrouver ce mail pour y répondre ou simplement en commencer un nouveau.
Lorsqu’un mail contient des informations particulièrement importantes, vous pouvez le transférer sur votre outil de gestion de l'information. Si vous utilisez Evernote, une adresse mail vous a déjà été attribuée. Vous pouvez transférer le mail à cette adresse et il apparaîtra dans votre boîte de réception. Vous pouvez faire cela pour toutes les informations que vous aimeriez pouvoir retrouver dans Evernote.
Lorsqu’un mail contient un événement, un rendez-vous ou une réunion, ajoutez-le immédiatement à votre agenda, puis archivez ou jetez le mail.

Cette méthode implique que vous puissiez retrouver vos emails dans votre dossier « Archives » à partir de l’outil de recherche de votre boîte email. Donc, plus il est puissant, mieux cela fonctionnera. C’est pour cela que je recommande généralement Gmail qui est particulièrement performant dans ce domaine.

Ce système de gestion des mails est très efficace, mais il dépend encore une fois de votre niveau de détermination. Si vous vous engagez à le suivre et que vous en faites une nouvelle habitude de travail, cela transformera pour toujours votre relation à votre boîte email.

Extrait du livre Faire moins. Mieux. de Tim Challies